Qué es Google Form - Cómo funciona y de qué manera puedo usarlo correctamente

Cuando se trata de las distintas herramientas que Google ofrece a sus usuarios no hay duda de que estas son de gran versatilidad llegando a estar presentes en muchos ámbitos del día a día, tanto laboral como académico. Entre ellas podemos mencionar la creación de formularios para encuestas o cuestionarios para las distintas finalidades que tengan. Por lo general, siempre es necesario poder crear desde cero un formulario y es por ello que acá hablaremos sobre qué es Google Form, así como te explicaremos cómo funciona y de qué manera puedes usarlo correctamente para aprovechar esta herramienta de recolección de datos tan eficaz.

¿De qué trata la herramienta digital Google Form?

Básicamente, Google Form es una herramienta digital desarrollada por Google en la cual se pueden crear formularios con preguntas y respuestas, secciones, imágenes, vídeos, gráficos y más con el fin de recolectar datos con un fin especifico. En los mismos también se puede colocar un nombre así como una breve descripción del formulario para que los distintos usuarios que rellenen los datos sepan cómo es la dinámica a la hora de responder.

Estos formularios se pueden crear fácilmente desde PC, Android o iPhone y pueden ser enviados a través de mensajes de correo electrónico, un enlace o redes sociales para que las personas puedan ingresar a responder. Inclusive si eres el creador del formulario puedes ver en tiempo real las respuestas de los usuarios. Así mismo puedes dar permisos de colaboración de manera que no seas el único que pueda editar o borrar cualquier aspecto del formulario.

¿Cuáles son las funciones que nos ofrece el uso de Google Form?

Google Form es una herramienta muy útil por la variedad de funciones que ofrece que facilitan la creación de los formularios así como agilizan el proceso de recolección de información para la creación de una base de datos. A continuación te presentamos las funciones más relevantes que te ofrece Google Form:

• Otorga permisos de edición. Cuando quieras crear un formulario extenso donde se requieran varios detalles, puedes otorgar permisos y agregar colaboradores que editen el formulario contigo.
• Crea preguntas de selección múltiple y categorías. Coloca pregunta especificas de selección múltiple así como coloca respuestas libres en el caso de ser preguntas más complicadas. También puedes crear categorías con distintas respuestas para mejorar la precisión en la información recolectada.

• Permite cargar archivos. Puedes cargar archivos que personas ajenas podrán descargar así como seleccionar el tipo de archivo que se puede cargar directamente al formulario.
• Crea un formulario con diseño. Los formularios vienen con la opción para cambiar la paleta de colores de su diseño para adaptarlos más a la imagen que quieres dar. Así mismo, puedes seleccionar diseños predeterminados para mayor rapidez en la creación.
• Utiliza secciones. Otra función interesante es la creación de secciones donde cada una puede tener sus propias preguntas especificas. Podrás organizar el orden de las preguntas así como escribir una descripción de cada una antes de ingresar a la misma.

Así como Google Form tiene estas funcionalidades, también Google cuenta con Google Fotos y la opción de transferir archivos desde Facebook de manera que tengas todas tus fotos resguardadas en la nube.

¿Qué procedimiento para crear un formulario en Google Form desde cero?

Bien, ahora que hemos hablado de lo que es un formulario en Google Form y de cuáles son sus funciones más interesantes, podemos empezar a crear nuestro propio formulario desde cero. Para ello solo solo tienes que seguir los pasos a continuación donde te explicaremos cómo crear un formulario desde PC. En el caso de Android y iPhone los pasos no varían mucho.

1. Lo primero que debes hacer ir a Google Forms.
2. Seguidamente haz clic en 'En blanco' junto a una cruz para crear un formulario nuevo.
3. Se creará el formulario y a continuación tendrá que editarlo para darle formato. También puedes seleccionar un diseño predeterminado en la sección 'Crear un formulario' en caso de así quererlo así como revisar la galería de plantillas.
4. Puedes añadir preguntas especificas con texto, imágenes, vídeos y más, así como editar secciones y escoger el tipo de respuesta: 'Sí/No/No sé', selección múltiple o respuesta libre en una casilla.
5. Selecciona dónde se guardarán las respuestas del formulario.
6. Finaliza de editar el formulario agregando todas las preguntas y el contenido que quieras para luego enviarlo a los usuarios que quieras que formen parte del estudio.

La creación de un formulario en línea a través de Google Form es una gran ventaja porque cuenta con una variedad de herramientas que ayudan de mejor manera a recolectar información. Así mismo los formularios le permiten a los encuestados compartir archivos Google Drive en caso de ser necesario.

¿Cómo puedo sacarle el mayor provecho posible a Google Form en nuestros formularios?

A pesar de que crear un formulario con Google Form es fácil y rápido no significa que no se puedan diseñar de una forma tal que puedas obtener los datos de la manera más precisa posible. Para ello acá te enseñamos cómo sacarle el mayor provecho posible a nuestros formularios de manera que obtengamos la información organizada.

• Utiliza complementos y plugins. A pesar de tener variedad de opciones de diseño, Google Form te permite insertar complementos y plugins externos que puedes descargar desde la tienda de Google. Para ello debes ir a 'Opciones' luego a 'Complementos' para instalar de forma gratuita el que quieras.
• Obtén una base de datos de las respuestas. Puedes descargar una hoja de cálculo creada en Google Sheets con una base de datos de todas las respuestas obtenidas en el formulario. Dirígete al menú de respuestas y pulsa en 'Crear una hoja de cálculo'.
• Utiliza plantillas personalizadas. Otra manera de crear un formulario rápido es descargando plantillas personalizadas a través de la 'Galería de plantillas'.
• Coloca preguntas obligatorias. En el caso de que de que crees un formulario donde no quieras que ningún encuestado se salte preguntas importantes, puedes evitar esto marcándolas como 'preguntas obligatorias'. Tienes que ir a 'Opciones' luego a 'Preferencias' para habilitar la casilla' Marcar las preguntas como obligatorias'.

No cabe duda que Google Form es una herramienta versátil para la creación de encuestas, formularios y cuestionarios de forma sencilla, rápida y organizada. Así mismo también puedes aprovechar y poner Google como página de inicio para que siempre tengas al motor de búsqueda más grande del mundo a tu disposición inmediatamente.

Mejores herramientas online alternativas al uso de Google Form

De igual manera, a pesar de que Google Form es una herramienta muy útil, también es posible crear formularios de gran calidad a través de otras alternativas disponibles en la red. A continuación te presentamos las mejores herramientas online alternativas para la creación de formularios.

TypeForm.com

Diseñada para crear formularios a través de dispositivos móviles, TypeForm.com es una herramienta en línea de gran popularidad. En ella se pueden crear cuestionarios interactuables que pueden simular una conversación al poder tener varias secciones.

Formdesk.com

Esta página está más enfocada al ámbito profesional y académico ya que permite incluir una gran variedad de ajustes para gestionar los datos obtenidos. Cuenta con dos versiones, una paga y otra gratuita. Al igual que Google Form permite crear secciones, subir archivos, generar estadísticas y más.

CognitoForms.com

Otra alternativa interesante para crear formularios que no es paga pero a la vez ofrece una gran variedad de opciones que por lo general son pagas. En CognitoForms.com podrás gestionar pagos de manera online en su versión gratuita. Así mismo tiene su versión paga que no es muy costosa ofreciendo muchas más posibilidades para gestionar, organizar y analizar los datos.

Formsite.com

En el caso de que lo que necesites es crear un formulario muy especifico con una gran cantidad de preguntas, utilizar Formsite.com es una excelente opción. Ofrece más de 100 plantillas de diseño para crear tu propio formulario a parte de ellas. Además podrás procesar pagos de manera online en los cuestionarios.

JotForm.com

Si no sabes mucho sobre formularios y quieres crear uno de forma rápida, en JotForm.com podrás hacerlo. Su interfaz es intuitiva además de ofrece rapidez a la hora de obtener los resultados. Inclusive podrás utilizar plugins y gestionar pagos a través de PayPal u otros servicios.

Es evidente que Google Form y las alternativas son las formas más fáciles de crear formularios de manera online de manera que puedan llegar a la mayor cantidad de encuestados posible. Esto es gracias a las formas de compartir el formulario y por cómo los datos son procesados y presentados para su análisis.

Espero que con esta información puedas crear tu propio formulario con los distintos diseños disponibles así como para obtener la información que necesites, ¡hasta la próxima!