Cómo hacer copia de seguridad de mis correos Outlook
Los servicios de correo electrónico Outlook son una herramienta esencial hoy en día para facilitar todo tipo de procesos comunicacionales en ambientes estudiantiles, laborales y sociales al ofrecer la capacidad de comunicarse con otras personas de manera inmediata sin importar la distancia.
Si bien es cierto que Outlook no cuenta con la misma popularidad de Gmail, esta sigue siendo la principal alternativa de preferencia al ser una herramienta del paquete de Office, que permite registrarte en el correo Outlook Microsoft Office 365 para vincularse con el resto de las aplicaciones para sincronizar todo tipo de documentos de forma automática en varios dispositivos. Por esa razón queremos mostrarte cómo hacer una copia de seguridad de los correos Outlook.
¿Con qué frecuencia debo de hacer mi copia de seguridad?
Dependiendo del uso que le des a tu cuenta de Outlook es recomendado realizar una copia de seguridad al menos una vez a la semana para usuarios de uso frecuente, una vez al mes para usuarios de uso esporádico y una vez cada seis meses para usuarios de uso eventual. Sin embargo, puedes hacerlo con la frecuencia que desees de acuerdo a tu criterio personal.
Teniendo en cuenta que actualmente existen varias plataformas de comunicación también es recomendado hacer copias de seguridad en dichas aplicaciones como es el caso de WhatsApp, Telegram, Gmail, entre otras. Esto es necesario para establecer una red de seguridad sobre tu información personal ante posibles ataques informáticos que pueden ocasionar daño personal y económico.
¿Cuál es el mejor método para respaldar mis datos de correo electrónico Outlook?
Al tratarse de un software tan complejo que forma parte de la red de aplicaciones de Microsoft Office, el correo electrónico de Outlook ofrece distintas opciones para respaldar los datos de la aplicación desde cualquiera de sus plataformas, es decir, tienes disponible la opción de descargar, agregar y configurar el correo Outlook en móviles Android e iOS, aplicación de escritorio y servidor web.
Por lo tanto el mejor método disponible para respaldar los datos de correo electrónico Outlook es aquel que mejor se adapte a tus gustos y necesidades, puesto que si bien es cierto que cada uno de ellos está diseñado para facilitar el uso de la aplicación a sus usuarios, los intereses de ellos pueden variar por distintas razones.
Por esa razón, a continuación te enseñaremos cómo utilizar de manera detallada todos los métodos disponibles para que puedas tomar la decisión de cuál utilizar.
De Outlook a formato PST
- Ingresa a tu cuenta de Outlook a través de la aplicación móvil, aplicación de escritorio o el explorador web de tu preferencia.
- En la pantalla de inicio de la aplicación haz clic en Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar.
- A continuación se abrirá un cuadro de opciones para seleccionar la opción que deseas ejecutar, haz clic sobre Exportar a un archivo > Siguiente.
- En el siguiente cuadro de opciones haz clic Archivo de datos de Outlook (.pst) > Siguiente y luego selecciona las carpetas de correo a las cuales deseas hacer una copia de seguridad.
- Selecciona una ubicación en el dispositivo y un nombre para la copia de seguridad y para terminar el proceso haz clic en Finalizar.
- En caso que quieras proteger la copia de seguridad, Outlook ofrece la opción de proteger este archivo con contraseña para que más nadie pueda tener acceso al mismo.
Correos en la carpeta de exportación de archivos
- Abre la carpeta de exportación de archivos de Outlook en la PC que la puedes ubicar ingresando en el buscador de inicio '%appdata%' para entrar en la carpeta Roaming > Local > Microsoft > Outlook.
- Ubica en la carpeta los archivos .pst y .ost que tienen como nombre de archivo tu dirección de correo electrónico.
- Selecciona los archivos y haz clic en copiar para luego pegarlos en una unidad de memoria externa o cualquier otro dispositivo donde desees guardar la copia de seguridad.
Guardarlos como archivos HTML o TXT
- En la bandeja de entrada de tu cuenta Outlook selecciona los correos que tendrán una copia de seguridad utilizando la tecla 'Ctrl'.
- A continuación haz clic en Archivo > Guardar como y en la barra desplegable de opciones en el siguiente cuadro selecciona el formato HTML o TXT y presiona guardar para finalizar el proceso.
Reenviando correos a otro correo
- Accede a tu cuenta de Outlook y en la bandeja de entrada selecciona uno o varios correos para la copia de seguridad.
- Haz clic en el icono de tres puntos suspensivos (…) en el panel de mensajes ubicado a mano derecha en la parte superior de la pantalla.
- Luego se abrirá un menú desplegable de opciones donde podrás seleccionar 'Reenviar' para enviar los correos a una cuenta alternativa.
Con capturas de pantalla
- Abre el correo al que quieres realizar la copia de seguridad desde tu bandeja de entrada a través de cualquiera de las plataformas de Outlook.
- Haz clic en el botón 'Impr Pant' del teclado para hacer la captura de pantalla para luego guardar el archivo en formato de imagen.
Esta última opción es la menos recomendada de todas las mencionadas previamente debido a que a través de ella no podrás tener completo acceso para edición de un correo o archivos adjuntos debido a que sólo estás guardando una imagen del correo.