¿Cómo administrar Outlook mediante reglas de correo? - Personalizar mensajes
Los correos electrónicos son una necesidad para miles de personas que necesitan comunicarse en un contexto profesional con sus colegas. Es por ello, que es tan importante vincular los eventos de Google Calendar con Amazon Echo u otro dispositivo y gestionar Outlook con las reglas de correo de manera apropiada.
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Gracias a esto, vas a tener un mejor control a la hora de asistir a algún evento o enterarte de información de suma relevancia. Ten en cuenta, que en Outlook se reciben más de 200.000 millones de correos electrónicos y si la bandeja de entrada se llena muy rápido, te perderás ciertos detalles. Así pues, en este artículo te enseñaremos a automatizar tus mensajes de forma amena y rápida.
¿Qué permiten hacer las reglas dentro de tu correo electrónico Outlook?
Si ya eres usuario de Outlook, sabrás que sus funciones son cada vez más avanzadas, bien sea para guardar un correo en PDF o si deseas sacarle el máximo provecho a las reglas. Las cuales, sirven como un mecanismo de automatización de tus mensajes. Con su uso, puedes marcar, mover y responder los correos que lleguen a tu bandeja de entrada en cuestión de segundos.
Y es que, las reglas son automáticas y se adaptan a tus necesidades inmediatas, a través de notificaciones, sonidos o limpiando los archivos basura que solo ocupan espacio de almacenamiento en la bandeja. Claro que, tienes que configurarlas antes de comenzar a emplearlas de manera individual o al crear grupos de contactos.
¿Qué son las marcas y las alertas dentro del correo de Outlook?
Las marcas y las alertas en Outlook, son elementos que te permiten establecer avisos en correos electrónicos determinados. Es por este motivo, que puedes agregarlas según tus preferencias en los correos que decidas marcar. También, puedes asignar categorías de color en los mensajes que consideres más relevantes.
Si quieres crear el seguimiento de mensajes con las marcas, tendrás que escoger el correo de tu interés aunado al símbolo de la marca en cuestión. Luego, verás que aparece un mensaje de seguimiento y el color de la marca cambia. En el caso de los avisos, tienes que seleccionar tu mensaje, irte a la pestaña de Inicio – Seguimiento – Agregar un aviso.
¿De qué manera se realizan movimientos de mensajes dentro de Outlook?
En Outlook, puedes mantener tu correo organizado si usas las reglas con el fin de que muevan tus mensajes a otras carpetas de manera automatizada. Además, con la opción de Mover a, es muy sencillo cambiar los correos a la carpeta que desees. Para hacer esto, tienes que seleccionar tu mensaje seguido de la opción de Mover a y la carpeta disponible.
¿Cómo se crean las reglas para administrar un correo dentro de Outlook?
Una vez que inicies sesión dentro de Outlook, cuentas con dos modalidades que te ayudarán a crear las reglas y así administrar tus correos como quieras. En seguida, te brindaremos mayores detalles al respecto para que los pongas en práctica y te beneficies con las funciones estupendas que Outlook trae para ti.
Los remitentes: La forma mas fácil de crear reglas
Crear reglas enfocadas en los remitentes es muy simple y se aplicarán sobre los mensajes recibidos. Así que, tienes que ubicar uno de tus mensajes en la bandeja de entrada, presionando clic derecho y escogiendo el apartado de Reglas. A continuación, tienes que hacer clic en la opción de Crear regla.
Verás que aparece un recuadro con varias casillas, así que marca las que te interesen. Por ejemplo, puedes escoger Mover el elemento a la carpeta y confirmar con el botón de Aceptar para que se guarden los cambios. Y así con las demás opciones que visualizarán en la lista.
¿De qué forma ayuda el Asistente para crear reglas?
El asistente para crear reglas de Outlook, funciona de manera predeterminada y si quieres iniciarlo, debes hacer clic sobre la ventana de Inicio. Luego, vas a posicionarte sobre el apartado que dice Reglas que aparece en el menú Mover. Ahora, vas a hacer clic en el recuadro de Gestionar reglas y alertas.
Cuando aparezca la ventana de diálogo, es que puedes elegir entre las diversas configuraciones con las que cuenta el panel si haces clic en Nueva regla.
Aprende a crear reglas y administrarlas desde el Archivo de Outlook
Si quieres cumplir con esto, tienes que dirigirte al apartado de Archivo y luego buscar la sección que dice Administrar reglas y alertas – Nueva regla. Al hacerlo, verás que aparece en pantalla una serie de plantillas disponibles por Outlook, así que escoge la que se adapte a tus requerimientos personales.
En seguida, debes editar la descripción de tu nueva regla o agregar las opciones de tu interés, haciendo clic en Aceptar para que se guarden los cambios. Más adelante, resta que finalices la configuración de la regla asignando un nombre personalizado y pulsando sobre el recuadro de Finalizar.