Cómo importar datos de Excel desde un programa Externo - Guía completa

Todos nosotros conocemos muy bien el programa Excel de la colección Microsoft Office. Es la mejor herramienta para crear tablas, programas y hojas de cálculos, facilitándonos a muchos de nosotros los trabajos que requieren muchos registros y cuentas que sacar.

Este programa es capaz de trabajar una gran variedad de archivos y datos externos, lo que hace que sea una aplicación muy utilizada. También tiene la función de importar datos desde programas externos, pero no todas las personas conocen esta función.

Bueno, en este lugar, queremos explicarte un poco más acerca de esta función y de cómo la puedes usar en tu ordenador. Así se te harán mucho más fáciles los trabajos que tengas que hacer con este programa. Te mostraremos todo lo que debes tener en cuenta y cada paso que debes hacer en cualquier sistema operativo.

¿Qué debo tener en cuenta antes de importar archivos externos en Excel?

Antes de poder utilizar esta función de importar archivos externos en Excel, debes tener en cuenta un pequeño detalle a la hora de comenzar. Ya que si tienes mal esta opción, no podrás importar datos a Excel por más que lo desees.

Conexión a datos externos deshabilitados

Si ya has intentado importar datos externos a Excel y no te funciona, es posible que tengas la conexión a datos externos deshabilitada. Con este problema presente será imposible que importes archivos o datos a Excel. Entonces ¿Cómo se puede solucionar este problema? Bueno, puedes configurarlo de la siguiente manera:

• Inicia el programa Excel y dirígete a la pestaña de Archivo.
• Entra en Opciones.
• Dentro de la ventana de opciones, dirígete al apartado Centro de confianza.
• Una vez en ese apartado, pulsa el botón que dice Configuración del Centro de confianza.
• Cuando estés en esta ventana, ve al apartado Ubicaciones de confianza.
• En ese apartado, podrás elegir cualquier ubicación de donde quieras importar los datos.

Utilizando la función Agregar nueva ubicación, puedes añadir y modificar cualquier dirección o carpeta de tu ordenador, de donde quieras importar los datos y archivos. Al mismo tiempo, puedes quitar cualquier ubicación que no te gustaría tener agregada.

Importar datos de archivo con programa externo en una tabla de Excel

Esta función del programa Excel es muy útil y también necesaria. Muchas veces hay que importar gráficas, archivos y datos que no se encuentran dentro del programa. Por lo que es importante saber cómo utilizar esta opción para ser más eficientes a la hora de trabajar.

La función varía dependiendo del sistema operativo en el que se trabaje, ya sea Windows o MacOs. Pero no te preocupes, te mostraremos cómo importar datos externos a Excel desde cualquier sistema operativo. Te enseñaremos paso a paso todo lo que debes hacer.

Desde Windows

Al principio puede parecer complicada, pero una vez que entiendes como utilizar esta función de importar datos externos se te hará más fácil de ejecutar. Para que no te pierdas en el camino, vamos a explicarte todos los pasos que debes hacer para importar datos externos a Excel:

• Una vez en el programa, hay que dirigirnos a la pestaña Datos, luego ir a Conexiones existentes.
• Estando en la ventana, en la parte que dice Mostrar, abrir el menú plegable y seleccionar la opción Todas las conexiones.
• Allí mismo se te mostraran 3 ubicaciones:
  • Conexiones en este libro: Se mostraran las conexiones que se están utilizando en la hoja actual.
  • Archivos de conexión en este equipo: Mostrará las conexiones que estén disponibles en tu ordenador.
  • Archivos de conexión en la red: Aparecerán las conexiones disponibles en la red.
• Cuando encuentres el archivo que deseas, selecciónalo y haz clic en Abrir.
• Seguidamente se te abrirá un cuadro de dialogo titulado Importar datos. Allí, podrá escoger de qué manera desea abrir los datos externos en el libro actual. También podrás seleccionar en dónde quieres colocar los datos.

Por MacOS

Con el sistema operativo MacOs el asunto se puede complicar un poco más. Esto es más que todo por el tipo de origen del archivo o los datos. El procedimiento varía dependiendo de si el origen es de base SQL u ODBC. Si el origen es de base SQL, debes seguir el siguiente procedimiento:

• En la pantalla principal de Excel, debes ir a la pestaña de Datos.
• Selecciona la función Nueva consulta de base de datos, y escoge la opción de ODBC de SQL Server.
• Aparecerá un cuadro de dialogo llamado Conectar a origen de datos ODBC de SQL Server. Ahí deberás escribir la información de servidor que te dará el administrador de la base de datos.
• Una vez hecho esto, pulsa en Conectar cuando haya finalizado.
• En la parte de la izquierda haz clic en la flechita que está al lado del servidor, así podrás tener acceso a la base de datos que desees.
• Selecciona el nombre de la tabla en donde desees importarlos y haz clic en Ejecutar para previsualizarlo.
• Cuando quieras colocar todos los datos en el Excel, entra en Devolver datos.
• Ahora, en el cuadro de dialogo llamado Importar datos, selecciona la ubicación en donde quieres guardar los datos. Puede ser en tu hoja de trabajo actual, en una hora nueva o en una nueva tabla dinámica.
• Y por último, pulsar sobre la palabra Aceptar.

Ahora bien, si quieres importar unos datos que no son de base SQL, entonces necesitas instalar un controlador para base de datos ODBC. Cuando hayas hecho esto, podrás importar datos en Excel de este tipo de base. Puedes seguir los siguientes pasos para hacerlo:

• Estando dentro de la pestaña de Datos pulsa la función Nueva consulta de base de datos.
• Ahora, haz clic en la opción Desde base de datos.
• Ahora, debes colocar el origen de los datos, hecho esto, haz clic en Aceptar.
• En la parte de la izquierda, pulsa en la flechita que está al lado del servidor para entrar en la base de datos.
• Después, escoge la base de datos que quieras y el nombre de la tabla.
• Para tener una vista previa de los datos, haz clic sobre el botón Ejecutar.
• Hecho todo esto, cuando quieras importar los datos al Excel, ve a la opción Devolver datos.
• Añade la ubicación donde quieras almacenar los datos en el cuadro de dialogo Importar datos, y luego haz clic en Aceptar.