Cómo puedo importar Libro de Excel en Access - Actualizado 2022

Algo importante que todos los usuarios tienen en cuenta a la hora de usar programas de Microsoft, es que, les brinda opciones de importar o vincular libros desde Excel en programas de Access. También cuenta con opciones de edición cuando se importan datos, así que el usuario tiene a su disposición diferentes opciones para manipular el mismo si lo desea.

Por otro lado, estos programas son muy utilizados para ejercer actividades de calcular datos. Es por ello que es indispensable que permitan la transferencia de datos o información de una programa a otro. Por esta razón, aquí te traemos una serie de información y pasos a seguir, para que sepas como puedes pasar esos datos de un programa a otro de manera rápida y sencilla. Así que, toma nota de lo expuesto a continuación.

¿Porqué es necesario importar datos de Access a Excel?

Sabemos que ambos programas nos brindas diferentes herramientas, que nos ayudan tanto a ahorrar tiempo, recursos como también puede ser dinero. Pues sus desarrolladores han implementado funciones en él, para que todos sus usuarios realicen actividades de una manera fácil, rápida y ordenada. Es por ello que a la hora de trabajar en Access como puede ser realizando cálculos de datos o realizando una base de datos necesitaremos constantemente pasar información de un programa a otro. Es allí donde radica la gran importancia de que los mismos cuenten con funciones de fácil acceso a datos, también de poder vincular archivos.

Por otro lado, a la hora de importar datos de Access a Excel es que ambos programas nos brindan herramientas si queremos guardar allí toda la información que tenga el libro o solamente una parte de ella. También nos permite seleccionar de manera específica si deseamos que se muestre todo solamente en una base de datos o en diferentes bases de datos.

Cuando realizas importaciones de datos, Access crea de manera automática una copia de seguridad de los mismos, pudiendo escoger si lo deseas en una tabla que ya exista o en una nueva. Esta es otra gran importancia que le podemos dar a la hora de importar datos ya que al realizar este proceso nunca se alterara el contenido de las hojas de cálculo.

¿Cómo puede exportar datos de Excel a Access?

Para este caso lo primero que debes hacer es dirigirte al programa Excel y buscar la ubicación del archivo que deseas exportar a Access. Si no deseas enviar todo el archivo este maravilloso programa te brinda opciones para guardar y enviar solo las partes del archivo que deseas transferir a Access.

Luego debes darle un nombre específico a la hoja de Excel, para ello haz clic en la opción ‘Asignar nombre’ y después en ‘definir nombre’. Posterior a esto y cuando te aparezca el nombre que escogiste, debes hacer clic en aceptar. Como ya se ha mencionado anteriormente solo se debe enviar una hoja Excel a la vez, así que debes repetir el procedimiento para cada archivo que quieras enviar a Access.

¿Cuáles son los pasos para importar datos desde un archivo único?

A continuación te mostramos los diferentes pasos que debes realizar para que aprendas como importar datos desde un archivo único, así que, toma nota de la siguiente explicación: Lo primero que debemos saber es que el procedimiento de importar y vincular datos en Excel son muy diferentes uno del otro. Así que debes buscar primero que todo, el archivo original que desees importar y luego selecciona la hoja de cálculo que debe contener todos los datos que deseas enviar a Access.

Si es el caso y no quieres enviar todos los datos que allí te aparecen, sino, tan solo una pequeña parte del contenido. Entonces, puedes proceder a definir una categoría con su nombre, en el que estén solamente las celdas que realmente deseas importar. Estas categorías puedes darles nombre como te mostraremos a continuación: primero, debes dirigirte a Excel y seleccionar la hoja de cálculo que tiene los datos que deseas enviar. Segundo, debes seleccionar la categoría que tiene toda la información que enviaras. Tercero, haz clic usando el botón derecho de tu mouse sobre la categoría que ya habías seleccionado y luego escoge la opción que dice ‘Asignar nombre a un rango’ o ‘Definir nombre’.

Por último, dirígete a la ventana que dice ‘Nuevo nombre’ allí debes colocarle un nombre para la categoría que marca la opción ‘Nombre’ y selecciona la opción ‘Aceptar’ De esta fácil manera ya podrás enviar los datos que quieras desde un archivo único. Así que, para importar diferentes hojas Excel, deberás hacer estos pasos para cada uno de los archivos que quieras importar.

¿Se puede importar Access a mas de una Hoja de Excel?

Para importar datos o información importante es necesario que sepas que es lo que quieres enviar allí y que debe ser guardado también. Es decir, si lo que quieres es importar una parte de ella y guardar lo demás. Esto es posible debido a que Microsoft cuenta con diversas herramientas que te ayudan a guardar datos que no deseas usar, mientras estás en proceso de importación.

También es importante que tengas en cuenta que a la hora de importar a Access cualquier archivo debes saber que solo se podrá llevar a cabo este proceso una vez por cada archivo enviado. Es decir si deseas importar una cantidad considerable de hojas Excel, tendrás que hacer este procedimiento para cada una de ellas.

¿Debo crear una Macro en Excel para importar datos de Access?

La herramienta Macro en Excel permite automatizar los procesos que suelen ejecutarse en varias ocasiones de tal forma que resultaría bastante útil crear una macro en la hoja de Excel a fin de poder importar los datos contenidos en Access de forma más sencilla y rápida.

¿Qué sucede si nada más quiero vincular datos de Excel a Access?

Para llevar a cabo el procedimiento de vinculación lo que debes hacer es encontrar el asistente de vinculación también llamado de importación. Para ello es importante que sepas que la ubicación del mismo, va a depender del tipo de versión que estés usando para Access. Aunque es común encontrarla en casi todas las versiones.

También es importante que sepas que a la hora de llevar a cabo el proceso de vinculación, es totalmente diferente a los procesos de importación. De esta manera no tendrás ningún inconveniente a la hora de realizar dicho proceso solo debes seguir la guía del paso a paso de la vinculación de archivos y listo. Por otro lado para que no te aparezcan errores de vinculación que los puedas relacionar a otros problemas del archivo. Debes saber que solo podrás vincular un archivo a la vez, así que, si deseas ver varios archivos, necesitaras realizar el procedimiento de vinculación para cada uno de ellos.

¿Cuáles son los pasos para mover datos de Excel a Access?

Para llevar a cabo este procedimiento puedes usar el asistente que te ayudara a enviar datos de un programa a otro. Lo primero que debes saber es que existen versiones que te permiten abrir este ayudante. Es por esto, que para las versiones que se usan actualmente como Access 2019 o Microsoft 365 suscripción de Access, sus usuarios busquen la opción de ‘Datos externos’ y en la parte de ‘Importar o Vinculo’ selecciona la opción que dice ‘Nuevo origen de datos’ después en ‘De archivo’ y para finalizar en ‘Excel’.

Por otro lado, las personas que usan versiones como Access 2010, Access 2013 y Access 2016, deberán ubicarse a la casilla que dice ‘Datos externos’ y hacer clic en la opción de ‘EXCEL’ que estará ubicada en la sección de importar y vincular. Después deberán ir a la parte que dice ‘Obtener datos externos – hoja de cálculo de Excel” y hacer clic en ‘nombre del archivo’ y allí debes introducir el nombre que tendrá el archivo de Excel que debe tener toda la información que deberás mover.

También puedes seleccionar la opción de ‘examinar’ y luego en donde dice abrir el archivo que corresponde. Así como también es de suma importancia que indiques como se guardaran los datos que moverás. Por ultimo para finalizar, debes guardar los datos en una tabla, para ello has clic y selecciona donde dice ‘Importar origen de datos en nueva tabla base de datos actual’. Seguidamente de esto debes colocarle un nombre a la misma, y si quieres agregarle algunos datos de otra tabla ya usada, solo selecciona donde dice ‘Anexar copia de los registros de la tabla’ y luego escoge la tabla que desees en la ventana desplegable que te aparecerá y por ultimo has clic sobre la opción aceptar.