Cómo crear una base de datos en modo exclusivo de Access - Tutorial completo

Una base de datos no es más que una herramienta muy útil a la hora de recolectar y organizar datos con la finalidad de tenerlos disponibles en todo momento y de manera rápida, estas pueden almacenar información sobre casi cualquier cosa, productos, empleados, facturas, alumnos, pedidos u otras cosas. En este sentido Microsoft Access se ha caracterizado por ser una de las mejores herramientas de este tipo ya que posee la capacidad de organizar, buscar y presentar datos.

Cómo Crear una Base de Datos en Modo Exclusivo de Access - Tutorial Completo

De esta forma Microsoft Office  ofrece consultas, tablas, informes, formularios, gráficas en Excel y demás funciones útiles para la gestión de información, se convierte en una auténtica ayuda al momento de eliminar los procesos del papel. En fin, una verdadera fuente de apoyo que busca potenciar la productividad ahorrando tiempo

microsoft access

Índice()
  1. ¿Qué necesitamos saber previamente a la creación de una base de datos en Access?
  2. ¿Cuál es el procedimiento para crear una base de datos en Access?
  3. ¿De qué manera podemos agregarle una contraseña a la apertura de una base de datos?
  4. ¿Qué otras herramientas podemos usar para la creación de base de datos?
    1. Excel
    2. LibreOffice
    3. SQL

¿Qué necesitamos saber previamente a la creación de una base de datos en Access?

Una base de datos nos permite obtener paso a información actualizada y precisa lo cual es su objetivo principal, por lo que vale la pena disponer del tiempo necesario para indagar en lo que se requiere para un buen diseño de esta. Así que lo primero que debemos saber es el propósito de la base de datos, saberlo nos ayudará  a dar los pasos siguientes. Es necesario conocer también la información que deseamos almacenar en la base de datos, para lo cual debemos buscarla y organizarla.

Completado este paso y continuando con la organización de la información, debemos dividirla en tablas por temas como productos o clientes, de esta forma será más fácil consultarla, otro punto que considerar es el de convertir los elementos de información en columnas decidiendo que información deseamos guardar en cada tabla. Es necesario conocer y establecer las claves principales en cada tabla ya que estas serán útiles para identificar cada fila.

editar datos access

Importante es saber también la relación que guardan los datos de una tabla con los de otra, incluso podemos decidir cómo relacionarlas agregando campos o creando tablas que aclaren la relación según lo que se quiera. Finalmente lo que debemos hacer es conocer si las tablas están bien estructuradas y esto se logra aplicando las reglas de normalización de datos y ajustando de ser necesario.

¿Cuál es el procedimiento para crear una base de datos en Access?

Si aun cuando disponemos de varias opciones de apertura de base de datos en Access nos decidimos por el ‘modo exclusivo’ para tener mejor control sobre la información y poder actualizarla sin que otro usuario tenga acceso a ella, es necesario seguir este sencillo paso a paso que describiremos a continuación. La verdad, es más fácil de lo que pensamos, lo primero es ingresar a Microsoft Access como generalmente lo hacemos, haciendo clic en el icono, posteriormente debemos ubicar y seleccionar la pestaña que dice ‘Archivo’, luego de las opciones desplegadas, hacemos clic en la que dice ‘Abrir’.

Con el paso anterior completado podremos observar el cuadro de diálogo ‘Abrir’ y partiendo de este buscamos el documento de Access para seleccionarlo, luego debemos ir a la parte baja del cuadro que estamos trabajando y pulsamos en la flecha que apunta hacia abajo ubicado justo al lado de ‘Abrir’. Allí se abrirán varias opciones entre las cuales podremos elegir ‘Abrir en modo exclusivo’. Hecho esto, podremos ver el archivo que deseamos mantener en modo exclusivo, de esta manera nadie más podrá ingresar en ella mientras lo estemos modificando.

¿De qué manera podemos agregarle una contraseña a la apertura de una base de datos?

Dado que las bases de datos contienen información útil y valiosa para nosotros, es necesario resguardarla de alguna manera. Una forma es colocarle una contraseña, a continuación indicamos como lógralo. Lo primero consiste en aplicar el procedimiento anteriormente descrito ya que para colocar una contraseña a una base de datos en Access, esta debe estar abierta en modo exclusivo, así que con la base de datos abierta en esa modalidad, procedemos con los siguientes pasos.

usuario y contarseña access

Abrimos la base de datos, de seguro nos solicitará contraseña por que no la hemos configurado, hacemos clic en el menú ‘Archivo’ en las opciones que aparecen en pantalla pulsamos en ‘Cifrar con contraseña’, al hacerlo aparecerá en pantalla un recuadro que nos pedirá establecer y confirmar la contraseña. Luego de escribir y confirmar una buena contraseña, cerramos el archivo y probamos abriéndolo nuevamente, veremos que ahora si solicita la contraseña para poder ver la información.

¿Qué otras herramientas podemos usar para la creación de base de datos?

Con la finalidad de salvaguardar cualquier tipo de información que pueda ser almacenada para su posterior consulta, es preciso la creación de una base de datos, pero una base de datos bien creada a fin de evitar cualquier problema crítico. Para hacerlo requerimos de una aplicación que satisfaga nuestras demandas, acá dejaremos algunas alternativas disponibles, depende de cada uno decidir cuál es la que más se ajusta a nuestras necesidades.

Excel

Microsoft Excel es también una aplicación que forma parte del paquete de programas Microsoft Office, se trata de una hoja de cálculo con un lenguaje de programación macro llamado ‘Visual Basic’, el cual nos permitirá llevar a cabo distintas tareas en el área contable, así como financiera, esto es posible a que cuenta con herramientas para ayudarnos a editar, elaborar y agregar hojas de cálculo en Word. Es un programa donde fácilmente se pueden tabular datos y por lo tanto, es posible crear bases de datos ordenando la información alfabéticamente o por números que nos permite dar respuesta rápida a cualquier consulta relacionada con los datos almacenados. Una muy buena aplicación para un muy buen fin.

microsoft excel

LibreOffice

Se refiere a un software libre de informática impulsado y desarrollado bajo un proyecto de la organización sin fines de lucro llamada ‘The Document Foundation’, nace como un desprendimiento de ‘OpenOffice’ y es desarrollado por usuarios que comparten su trabajo con el mundo de manera no restrictiva. Cuenta con un procesador de texto, editor de presentación y planilla de cálculo que lo hace ideal para la creación de bases de datos. Una herramienta muy apropiada para el almacenamiento de datos.

SQL

Consiste en un lenguaje de mando específico muy útil para programar, pensado para administrar y recuperar información de sistemas de gestión de base de datos que además permite relacionarlos entre ellos. Se realiza alrededor de un diseño  de tablas fundamentadas en filas que se conectan con los datos que se relacionan en diferentes tablas entre sí, lo que permite evitar que exista cuando se almacenan los datos, algún tipo de redundancia entre estos.

Subir