¿Cómo intercambiar los datos de dos filas en Excel? - Cambia la posición fácilmente

Microsoft Excel es la aplicación por excelencia para la gestión de enormes cantidades de información, nos permite utilizarlo para realizar la mayor cantidad de trabajo en el menor tiempo posible ya que fue diseñada para facilitarnos las tares laborales del día a día. Dado que Excel cuenta con múltiples funciones entre las que se encuentran suma, división, contar, mayor, menor entre otras, y esta aplicación nos facilitara el trabajo en la medida que estemos familiarizados con esas funciones.

Tomando en cuenta lo anterior, de seguro nos ha pasado que pasamos días guardando información en una hoja de datos pero notamos que cierta fila no está en la posición que corresponde según el orden que deseamos, son tantos los datos que manejamos que de seguro nos confundimos y colocamos algunos en la fila incorrecta.  Por suerte, este es un error fácil de corregir en Excel y es precisamente eso lo que queremos aprender hoy durante el desarrollo de este artículo, veamos cómo podemos hacerlo.

¿Qué problemas suelen ocurrir a la hora de intercambiar celdas en Microsoft Excel?

Por lo general cuando trabajamos en hojas de cálculo en Excel, tratamos de mantener la mayor cantidad de información almacenada en estas con la finalidad de tener los datos a la mano al momento de una consulta de rutina, sin embargo, en ocasiones se nos presenta un inconveniente común relacionado con el orden de los datos, es decir, hemos colocado los datos de la fila tres en la cuatro por lo que la información en estas filas no es la correcta y aunque siempre está la opción de importar libros de Excel  para resguardar la información y hacer los cambios, siempre es mejor buscar una solución más rápida.

Uno de los problemas más comunes que se presentan al momento de intercambiar información contenida en celdas es cuando la información contenida en una fila es más amplia que la fila en la que debería estar,  es decir que el tamaño de los datos no es del mismo tamaño de las celdas, otra situación frecuente es que ciertos movimientos de información requieren algún tipo de pegado especial o atajos para que el orden de los datos nos quede tal y como lo deseamos.

¿Cuáles son los métodos que puedo utilizar para mover el contenido de mis filas en Excel?

Como en la mayoría de las aplicaciones que componen la suite ofimática de Microsoft Excel cuenta con varias maneras de realizar una misma tarea, esto por supuesto nos facilita el trabajo ya que si de alguna forma no dominamos un método, siempre podemos contar con otro para realizar el trabajo. En el caso de que necesitemos intercambiar información de una fila a otra, contamos con tres procedimientos bastante eficientes para hacerlo, basta con seguir de cerca cada uno de los pasos que debemos dar y veremos los resultados en poco tiempo.

El método que utilicemos dependerá de con cual estemos más a gusto o cual nos parece más práctico y sencillo de ejecutar, lo verdaderamente importante acá es ser cuidadosos con los datos que vamos a intercambiar, verificar que estamos intercambiando las filas correctas para así obtener los resultados esperados.  Veamos a continuación cada uno de los procedimientos y los pasos para completar cada uno de ellos.

Aplica el 'copia y pega'

El método más básico para solucionar este problema y el que por instinto solemos aplicar es el copia y pega,  es  la clásica, vieja y confiable pero no tan rápida, es una forma práctica si se trata de unos cuantos datos, pero cuando hablamos de grandes cantidades de información el cuento no ese el mismo. Aun así es una alternativa disponible y por eso la explicaremos. El método como su nombre lo indica se basa en copiar la información contenida en una fila  y pegarla en la que corresponde, pero existe un paso previo a esto que consiste en la creación de una fila vacía para colocar los datos durante el intercambio.

Supongamos que queremos intercambiar la información de la fila tres a la siete de nuestra hoja de cálculos, primeramente debemos insertar una fila en medio de las dos cuya información deseamos intercambiar, es decir en medio de la fila tres y la fila siete, esto lo podemos lograr haciendo clic derecho en el número que Excel asigno a la fila, en este caso, la fila siete, en el menú veremos la opción ‘Insertar’, hacemos clic y notaremos como se ha insertado una fila vacía entre la seis y la que antes era la siete que ahora es la fila ocho.

Lo siguiente que tenemos que hacer es seleccionar los datos contenidos en la fila tres haciendo clic derecho en el número que le asigno Excel a esta fila, en este caso la tres, y hacemos clic en la opción ‘Copiar’ veremos como la fila quedará sombreada indicándonos que se copió la información. Luego, posicionamos el cursor en la fila vacía y haciendo clic nuevamente en el botón derecho, buscamos la opción ‘Pegar’ y haciendo clic allí pegaremos la información que antes estaba en la fila tres. Seguidamente borramos los datos en la fila ya que están repetidos. Lo que sigue es aplicar la misma operación con los datos en la fila ocho que antes era la fila siete.

Los copiaremos y luego los pegaremos en la fila tres para completar el intercambio. Por último, eliminamos completamente la fila ocho. Esto lo podemos hacer seleccionando la fila desde el número asignado por Excel, hacemos clic derecho y escogemos la opción ‘Eliminar’, y listo ya hemos intercambiado la información de la fila seis a la siete y viceversa.

Intercambia filas o columnas adyacentes

El intercambio de información entre fila adyacentes es más fácil de llevar a cabo, ya que este procedimiento no requiere la creación de una fila intermedia vacía, para realizar esta operación, seleccionamos los datos que deseamos intercambiar, luego presionamos y mantenemos presionada la tecla ‘Shift’ en el teclado, lo siguiente es deslizar el ratón por el medio de las dos filas de tal manera que podamos observar el momento en el que el cursor luce como unas flechas que se cruzan, hacemos clic y mantenemos presionados ‘Shift + Ratón’ hasta que podamos observar una línea gris justo debajo de la fila de interés, soltamos el botón del ratón y listo ya se cambiaron.

Usa el método 'arrastra y suelta'

Este tercer método es muy similar a un copiar y pegar, la diferencia es que no tenemos que hacer clic en el botón derecho del ratón ni tampoco crear una fila vacía, suponiendo que queremos intercambiar los datos de la fila dos a la fila cuatro, simplemente seleccionamos los datos de la fila dos, luego apuntamos el cursor a los bordes de la fila seleccionada hasta que logremos visualizar las cuatro flechitas, una vez que la observemos hacemos clic en el borde y arrastramos toda la fila dos para soltarla en cualquier  otra fila, puede ser la diez por ejemplo, mientras desocupamos la que le corresponde.

Acto seguido aplicamos la misma operación con la fila cuatro con la diferencia de que la arrastraremos directamente a la fila dos, finalmente solo debemos seleccionar nuevamente la información que antes estaba en la fila dos que la hemos apartado y colocado en la fila diez, y la arrastramos hasta la fila cuatro, quedando intercambiada la información.

¿Cuáles son los atajos de teclado que sirven para intercambiar filas o columnas?

Los atajos que se pueden usar en Excel son muy útiles sobre todo si estamos aplicando el método de copiar y pegar, ya que los atajos nos permiten realizar estas acciones con solo presionar un par de teclas. La manera de utilizarlos es la siguiente, hacemos clic en el número de la fila que contiene los datos que deseamos intercambiar, y luego presionamos la combinación de las teclas ‘Ctrl + X’ para copiarla, luego lo que tenemos que hacer es pulsar la fila a la que deseamos mover los datos y presionamos la combinación ‘Ctrl + V’ para pegarla, así de fácil podremos copiar y pegar la información en el orden que deseamos, utilizando los tajos.

¿De qué manera se puede cambiar el orden de filas, celdas o columnas en Excel?

Entre las función que tenemos a disposición en Microsoft Excel, se encuentra el ordenar de forma rápida la información es decir; las filas, celdas o columnas en Excel, el proceso consiste en la selección de la celda de la fila o columna que queremos ordenar, luego ingresando a la pestaña de datos, dentro del grupo filtrar y ordenar hacemos clic en cualquiera de los botones ‘Ordenar’ que pueden ser de mayor a menor o de menor a mayor de acuerdo a nuestra necesidad. También es posible la selección de criterios para ordenar la información, para ello hacemos clic en el botón grande con el nombre ‘Ordenar’ y seleccionamos el criterio. De esta forma podemos realizar esta operación.