Cómo crear un macro de datos en Microsoft Access | Tutorial sencillo

La vida es más sencilla cuando contamos con herramientas y aplicaciones que nos facilita las actividades diarias, sobre todo cuando tienen que ver con tareas repetitivas o simplemente gestión de información que nos pueden consumir mucho tiempo que bien podríamos invertir en otros asuntos. En este sentido, la suite ofimática Microsoft Office cuenta con una gran variedad de aplicaciones de escritorio muy útiles para mejorar significativamente nuestro día a día.

Cómo Crear un Macro de Datos en Microsoft Access | Tutorial Sencillo

Access es una de estas aplicaciones de escritorio y está pensada para la gestión de información y base de datos, con una variedad de funciones que nos permiten contar con toda la información que necesitamos en el menos tiempo posible. Seguramente hemos escuchado de informes, formularios, consultas en Access y creación de registros, pero hoy, hablaremos de una de las funciones recientemente añadidas en Access, nos referimos a las Macros, que son creadas partiendo de un conjunto de acciones predefinida permitiéndonos automatizar tareas comunes y añadir funcionalidad a controles u objetos lo que lo convierte en una muy útil aliada, aprendamos un poco sobre ellos.

Índice()
  1. ¿Cuál es la función principal de una macro de datos?
  2. Estos son los pasos para crear una macro de datos en Microsoft Access
    1. Dominada por eventos
    2. Datos de nombres
  3. De que manera administro las macros de datos en Microsoft Access
  4. Si cree una macro de datos con valores equivocados ¿Cómo la elimino?

¿Cuál es la función principal de una macro de datos?

Las macros consisten en una serie de comandos almacenados que llevan a cabo una acción o serie de acciones, característica que puede ser utilizada para agregar funcionalidad o automatizar tareas simples, como realizar una acción cuando el usuario hace clic en un botón de comando. Para describirlo de una forma más fácil de entender, las macros nos conceden la ejecución de tareas antes o incluso después de alguna acción realizada en la tabla aplicando lógica a los hechos que se llevan a cabo dentro de dichas tablas, tales hechos pueden ser actualización, eliminación o adición de datos por lo que se consideran administradores desde la tabla.

logo access

Es necesario mencionar que las macros no están disponibles en la opción ‘Macros’ cuando se trabaja u observa una tabla en la vista hoja de datos de Access, la razón se debe a que esta interesante herramienta permite ejecutar varias acciones como la validación de datos en una tabla. Hoy por hoy contamos con dos principales macros de datos, uno encargado del control de eventos en las tablas, y los conocidos como macros de datos con nombre que son ejecutados como respuestas al ser solicitados por nombre.

Estos son los pasos para crear una macro de datos en Microsoft Access

Las macros pueden ser objetos independientes visibles desde el panel de navegación o incrustados directamente en un formulario  o informe de Access. Una vez creados los objetos de base de datos como tablas, formularios e informes, las macros pueden proporcionar una manera rápida y fácil de unir todos estos objetos con la finalidad de crear una aplicación de base de datos simple que cualquiera puede usar o incluso modificar, con relativamente poca capacitación.

crear tabla en access

Además, brindan una forma de ejecutar comandos sin la necesidad de escribir o incluso conocer el código VBA, y hay muchas cosas que podemos lograr solo con las macros. Ya que entendemos muy bien lo que son y las macros y lo que podemos hacer con ellas, veamos paso a paso como crear una, veremos que es muy fácil y lo podremos hacer en poco tiempo.

Dominada por eventos

Siempre que agregamos, actualizamos o eliminamos datos de una tabla, se producen los eventos de tabla, las macros de datos se pueden programar para ser ejecutadas seguidamente después de alguno de esos eventos, o puede ser también seguidamente antes de un cambio o eliminación de evento. Para crear una macro dominada por eventos, debemos seguir el siguiente procedimiento, primero ingresar a Microsoft Access haciendo clic en el botón ‘Inicio’ luego haciendo clic en la parte inferior del menú donde dice ‘Todos los Programas’, dentro buscamos la carpeta con el nombre ‘Microsoft Office’ y allí encontraremos ‘Access’ hacemos clic e ingresamos.

Luego de Abrir la aplicación, seleccionamos de entre los archivos que podemos ver a la izquierda, la base de datos que deseamos trabajar y haciendo clic en ella la abrimos. Ya dentro del archivo en cuestión, debemos ubicar en el panel de navegación la tabla en la que deseamos añadir un macro y hacemos doble clic en esta, allí veremos la tabla en vista hoja de datos, lo siguiente será ubicar la pestaña ‘Tabla’ justo al lado de ‘Campos’ y pulsamos allí para acceder a las opciones relacionadas con esta pestaña. Veremos una serie de grupos en las que se encuentran ‘Eventos anteriores’ y ‘Eventos Posteriores’ dependiendo de lo que queramos hacer.

En el grupo de ‘Eventos Posteriores’ observaremos tres botones, que presionaremos dependiendo de lo que queremos hacer, si deseamos que la macro se ejecute después de insertar o actualizar un dato presionamos el botón correspondiente a eso, pero si queremos añadir una macro que se lleve a cabo justo después de eliminar un registro de la tabla, la opción que demos escoger es ‘Después de Eliminar’ por lo tanto hacemos clic en ese botón e inmediatamente iniciará el generador de macros a menos que ya exista uno para el mismo evento, en caso tal Access nos lo indicará.

catalago de acciones access

Después de hacer clic en ‘Después de Eliminar’ veremos en pantalla en la parte derecha un catálogo de acciones que podemos agregar para que sean ejecutadas por la macro, teniendo esto y después de agregar todas las acciones a ejecutar, en la pestaña ‘Diseño’ hacemos clic en guardar y cerramos la macro para que se lleve a cabo.

Datos de nombres

Una macros de datos con nombres hace referencia a una macros independiente que está asociada a una tabla en particular pero no a un evento como tal, el proceso para su creación es más sencillo que el anterior, y se puede llamar una macro de datos con nombres desde una macro estándar. Los pasos a seguir son los siguientes, ya teniendo abierta la aplicación de Access y ubicada la base de datos a trabajar, hacemos clic en la tabla en la que deseamos añadir la macro de datos con nombre. Nuevamente hacemos clic en la pestaña ‘Tabla’ y en las opciones que vemos ahora dirigimos nuestra atención a la sección correspondiente a ‘Macros con Nombres’, hacemos clic allí.

macro con nombre

En el menú desplegable seleccionamos la primera opción correspondiente a ‘Crear Macro con Nombre’ e inmediatamente veremos el generador de macros, en ese momento comenzaremos a añadir las acciones que deseamos que se ejecuten y luego presionamos el botón ‘Guardar’. Listo, así de sencillo crearemos nuestros macros.

De que manera administro las macros de datos en Microsoft Access

Al trabajar con macros es muy importante saber crearlas pero también importa saber cómo podemos administrarlas ya que estas generalmente no se ven en el panel de navegación de macro por lo que se hace necesario el uso de la cinta de opciones disponible en la vista hoja de datos o vista diseño de la tabla, allí podremos cambiar el nombre, eliminar, crear y hasta editar las macros. Por ejemplo si queremos editar una macro de eventos, debemos hacer clic en la tabla que contiene la macro que deseamos editar y en la pestaña ‘Tabla’ seleccionamos el evento de la macro que deseamos editar.

editar macro con nombre

Supongamos que queremos editar la macro de eventos creada anteriormente, hacemos clic en el botón ‘Después de Eliminar’ y cuando se inicie el generador de macros comenzamos a editar haciendo los cambios respectivos. Si el caso es que deseamos editar una macro de nombres, realizaremos el mismo procedimiento solo que esta vez en las opciones de la pestaña ‘Tabla’ pulsamos el botón ‘Macros con nombre’ y en el menú desplegable seleccionamos la segunda opción que corresponde a ‘Editar Macro con Nombre’, continuando, en el siguiente menú hacemos clic en la macros de datos que deseamos editar. Una vez más veremos el generador de macros y podremos editarlo.

Finalmente si lo que nos interesa es cambiar el nombre de la macro, realizaremos el mismo procedimiento como si fuéramos a editar una macro de datos con nombre solo que en lugar de seleccionar la segunda opción ‘Editar Macro con Nombre’ seleccionaremos la tercera opción ‘Cambiar nombre/Eliminar’, al hacer clic acá podremos ver el ‘Administrador de Macros de Datos’ acá elegimos la opción ‘Cambiar Nombre’ y finalizamos colocando el nuevo nombre que le queremos colocar para terminar el proceso presionando ‘Aceptar’

Si cree una macro de datos con valores equivocados ¿Cómo la elimino?

Si consideramos que hemos creado una macro con valores incorrectos, el procedimiento para deshacernos de ella es muy similar al utilizado cuando queremos cambiar el nombre de la macro pero en  esta oportunidad en lo que nos aparezca el cuadro de diálogos  ‘Administrador de Macros de Datos’ seleccionamos el macro que deseamos eliminar y hacemos clic en donde dice ‘Eliminar Macro’ a la derecha del nombre de la macro. Así de sencillo podemos eliminar una macro que hemos creado erradamente, ahora podemos aplicar los procedimientos aquí descritos para comenzar a crear una nueva con los valores correctos.

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