Cómo hacer un formulario de exploración de datos en Access - Tutorial completo

La variedad de herramientas hasta hoy disponibles en el mercado, nos ayudan a seleccionar de acuerdo a nuestras necesidades, las aplicaciones y programas más apropiados para facilitar el trabajo cotidiano. Los programas de Microsoft cuentan con gran parte de esta variedad que facilita grandemente la labor sobre todo cuando se trabaja con un número elevado de datos. En la vida real, un formulario es un trozo de papel que se completa para recoger y almacenar información de tal manera que se pueda llevar un registro de información específica sobre cualquier asunto en particular incluido los datos personales de un cliente, grupo de clientes entre otros.

Los formularios de navegación, mejor conocidos como formularios de exploración en Access cumplen más o menos la misma función, estos formularios en Access permiten instituir una interfaz de usuario que se puede utilizar en una aplicación que sirva como base de datos.

¿En qué consisten los formularios de exploración de datos?

Calificados como instrumentos que facilitan la obtención de datos, los formularios son herramientas que pueden ser independientes, cuando no están vinculados con una fuente de datos pero si contiene etiquetas, botones de comando y lo necesario para la correcta ejecución de la aplicación. Mientras que los dependientes si están conectados a una fuente de alimentación de información como una tabla de datos, que son utilizados para cualquier motivo que de acuerdo a la necesidad lo requiera.

Algunas de las razones más frecuentes por las que son comúnmente utilizados son la de agregar, editar y visualizar los datos almacenados.  Cabe destacar que estos formularios de exploración pueden llegar a ser afiliados a cualquier base de datos de escritorio, ya que poseen el control de navegación, lo cual da libertad de hacer uso de esta ventaja. A lo largo del desarrollo de este artículo, te mostraremos como sacar el máximo provecho de esta ingeniosa herramienta, pero primero veamos cuál es su objetivo principal.

¿Cuál es el objetivo principal de los formularios de exploración?

Al igual que un vendedor en una tienda por departamentos que está allí para ayudarnos a ubicar los artículos que estamos buscando, los formularios de exploración nos permiten navegar en un mar de datos, previa y cuidadosamente guardados, para que podamos encontrar la información que requerimos, si por ejemplo tenemos una tienda que vende libros, con un formulario de exploración se le podría indicar fácilmente al comprador en que pasillo se encuentra el libro que está procurando, en cual archivador y el nivel de este, además se le puede indicar también el costo, autor y cualquier otro dato precargado que se tenga del material en venta.

¿Qué tipos de formularios de exploración se pueden realizar dentro de Access?

Entre los tipos de formularios que podemos crear en Access se encuentran los formularios divididos que nos dan dos vistas de los datos al mismo tiempo, una vista en hoja de datos y una vista formulario, permitiendo el uso de una de esas vistas para buscar un registro y la otra para verlo o editarlo, también se pueden crear formularios que muestren varios registros conocidos como formularios continuos, útil cuando se desea mostrar varios registros pero que estos sean más personalizables que una hoja de datos.

Otros formularios que podemos crear en Access, son los que contienen subformularios, es decir un formulario dentro de otro que se puede utilizar cuando se trabaja con datos afines recopilados en tablas independientes y deseamos ver los datos de varias consultas en el mismo formulario.  Así mismo, podemos simplemente crear un formulario en blanco sin controles ni elementos pero con formato previo. Igualmente se puede crear formularios partiendo de una tabla de datos, formularios con pestaña y hasta adicionar exploración web a un formulario.

Procedimiento correcto para crear un formulario de exploración en Access

Ya que conocemos muy bien de que van los formularios, es hora de que comencemos a crear uno, aquí explicaremos paso a paso como hacerlo. Lo primero que debemos hacer es ingresar en Microsoft Access y abrir la base de datos a la que pretendemos añadir un formulario de exploración, seguidamente hacemos clic en el apartado ‘Crear’ y seleccionar la opción de ‘Navegación’ o explorador en la sección formularios y es acá donde elegimos el tipo de navegación que queremos incorporar. Una vez seleccionadas las opciones, se creará el formulario y podremos verlo en la vista de presentación.

Como podemos notar, es muy sencillo, ya de acá podemos agregar información si es nuestro deseo, podemos por ejemplo añadir formularios e informes para lo cual tendremos que arrastrar el informe del panel de navegación al botón ‘agregar nuevo’ y listo, Access hará el resto.  Si lo que queremos es modificar alguna etiqueta solo debemos abrir el formulario en la ventana de presentación haciendo clic derecho en el panel de navegación y seleccionar ‘vista presentación’, hacemos clic en la etiqueta del encabezado del formulario y nuevamente clic para que el cursor quede sobre la etiqueta y consigamos cambiarla y listo, así de fácil es crear un formulario.

¿Qué otras herramientas podemos usar para crear un formulario de exploración de datos?

Como hemos visto durante el desarrollo de este artículo, utilizar formularios es una de las mejores alternativas cuando deseamos conocer y tener a mano la información almacenada en una base de datos, cuando buscar en tablas y cuestionarios se hace latoso, lo mejor es acudir a esta herramienta, después de todo, están allí para hacer nuestras vidas más sencilla. Es por eso que a continuación te brindamos otras alternativas disponibles para el manejo de información haciendo uso de bases de datos, una pequeña descripción de cada una nos ayudará  a tener una idea clara de cuál de ellas debemos utilizar.

Forms on fire

Para mejorar nuestro rendimiento Forms on fire es una herramienta que te permite digitalizar los formularios y flujos de trabajo utilizando una de las importantes plataformas basadas en la nube, que funciona muy bien tanto en equipos móviles como en ordenadores de escritorio sincronizando automáticamente los datos contenidos en formularios de plataformas como ‘Zapier’ y ‘SharpSpring’ y además sin códigos. Equipa a todos los usuarios con una plataforma empresarial instintiva tan fácil de usar que cualquiera puede diseñar con herramientas como GPS y Excel entre muchas otras. Así que si estás pensando en crear una base de datos esta es sin vacilaciones una de las opciones más relevantes.

PerfectForms

Consiste en un ambiente de desarrollo basado en web con múltiples funciones, automatización de flujos de trabajo, poderosas capacidades de generación de informes, con formas de pixeles completos que nos permite crear e implementar rápidamente una amplia diversidad de aplicaciones institucionales sin la mínima escritura de un código. Con esta herramienta podemos crear informes detallados integrados con sistemas externos. Para instituciones que necesitan mejorar sus procesos al tiempo mejoran su productividad, ‘PerfectForms’ es la opción que buscan.

Pronto Forms

Si requerimos de una automatización de formularios, ‘Pronto Forms’ es la herramienta utilizada por más de 3500 empresas, ¿la razón? Es muy útil para recopilar y examinar los datos respectivos al trabajo de campo con teléfonos celulares y tabletas. Es un software disponible mediante cualquier sistema operativo que solo requiere de una buena conexión a internet. Ayuda a las empresas a potenciar el flujo de datos, la calidad del servicio y las normativas. Así mismo, coloca a disposición del usuario funciones avanzadas como base de conocimiento, gestión de contrato y soporte al cliente buscando la excelencia operativa eliminando los procesos en papel.

Repsly

Para aquellas organizaciones que requieren de visibilidad en el campo, les presentamos ‘Repsly’, la única solución de ejecución de comercio minorista que concentra las ventas de las marcas, los datos de tienda y datos de observación conectando las tareas a nivel de tienda con su huella en las ventas. Es una herramienta sencilla y adaptable que simplifica enormemente la recolección de información y análisis del mismo fomentando así la conexión entre el campo y la parte superior.

Se trata de un recurso basado en ‘Mobile Cloud’ que facilita los procesos para los equipos de campo y sus gerentes. Agiliza la recopilación de datos simplificando la organización y los informes, además permite ser receptivos a las oportunidades de campo, brinda segmentación, acceso móvil, almacenamiento de documentos, evaluación de clientes potenciales, gestión de tareas y muchas otras opciones que ayudan a potenciar nuestro negocio.

Integrify

Si necesitas asegurarte de que los empleados siguen nuevos procesos y procedimientos, este es el software líder en gestión de procesos centrado en la experiencia del usuario implementando rápidamente una gran base de usuarios permitiendo la escalabilidad y el cumplimiento de los cambios en los procesos. Esta herramienta nos ayuda a mejorar la satisfacción de los trabajadores y automatizar los procesos engorrosos manuales que tanto tiempo nos consumen. Por lo tanto, si  lo que de verdad deseamos es que nuestros empleados estén a gusto, esta herramienta puede indicarnos como.