Cómo usar CC y CCO al enviar correos en Outlook y Gmail
Las comunicaciones son un boom en estos días, estar en contacto con las personas en tiempo real es lo que todos queremos, y ni hablar de cuando se trata de trabajo. Este último por lo general requiere el uso de correos electrónicos para el envío de información como imágenes, facturas, o cualquier otro dato de interés y hasta confidencial. Las grandes empresas por ejemplo, están en la obligación de proteger los datos relacionados a sus clientes cuando gestionan sus ficheros de datos, esto, cuidando de que la información no caiga en manos de personas ajenas al negocio o que simplemente no están autorizadas para acceder a ella.
Es precisamente acá donde entra en juego las siglas CC (con copia) y CCO (con copia oculta) que observamos cuando vamos a enviar un correo electrónico por Outlook y Gmail y que constantemente ignoramos. Por lo común se encuentran inactivos pero cuentan con sus respectivos botones, cada uno con sus siglas, para que los podamos activar de ser necesario. ¿Qué son? ¿Para qué se utilizan? Estas son algunas de las preguntas que responderemos durante el desarrollo de este artículo.
¿Cuáles son los conceptos básicos que se deben llenar antes de enviar un correo?
Cuando necesitamos enviar un correo electrónico lo primero que hacemos es ingresar con nuestra contraseña a la plataforma de nuestra preferencia en la que disponemos de una cuenta de correo electrónico y hacemos clic en redactar, inmediatamente vemos en pantalla el espacio para escribir nuestro mensaje. Lo interesante es que también logramos observar varios términos que son muy necesarios, algunos obligatorios para completar el proceso. A continuación te explicaremos cada uno de esos términos y lo que podemos hacer con ellos para completar satisfactoriamente el proceso de redacción de un correo electrónico y su posterior envío, comencemos.
Para
Este término hace referencia a la dirección destino del correo electrónico que deseamos enviar, es decir que en el lugar donde se nos solicita la dirección de correo debemos colocar el correo electrónico de aquella persona a la que queremos escribir o pasar alguna información. Este dato suele ser de dominio público, lo que indica que si enviamos el correo con copia, todos los que lo reciban podrán observar el correo al que fue enviado originalmente.
CC
Una vez que hemos seleccionado el destinatario de nuestro correo electrónico, tenemos la opción de agregar el campo ‘CC (CON COPIA)’ que por lo general se utiliza para informar a las personas que no necesariamente deben reaccionar al envío de este correo, es decir, no responderán, solo lo leerán para darse por informados. Es importante mencionar, que todas las direcciones de correo que coloquemos en este campo en efecto recibirán una copia del correo enviado pero también podrán observar a los demás destinatarios. Por ejemplo si lo enviamos a tres destinatarios, cada uno de ellos podrá ver a cuantos y a quienes lo enviamos.
CCO
Este campo es especialmente importante sobre todo cuando queremos enviar un correo electrónico a la vez que ocultamos algún destinatario en particular. Esta copia oculta funciona muy similar al campo ‘CC’ en el sentido que todas las personas a las que añadimos en el campo CCO podrán ver a todos los que están añadidos en el campo ‘CC’ pero no podrán ver a quien más hemos agregado en CCO aunque si sabrán que ellas mismas han recibido el correo como copia oculta.
Para explicarlo mejor, supongamos que enviamos un correo con copia oculta a tres destinatarios llamados 1, 2 y 3, ellos tres sabrán que recibieron una copia oculta del correo pero 1 no sabe que 2 y 3 también la recibieron es decir que las personas incluidas en el campo CCO no pueden ver ni el nombre ni la dirección de los demás destinatarios en este mismo campo. Este tipo de correo se les envía a personas que cuya relación entre ellos es nula como cuando una empresa envía la misma información a sus clientes.
¿Cuál es la diferencia entre CC y CCO al enviar un email?
La diferencia entre ellos básicamente radica en la confidencialidad en cuanto a quienes son las personas que recibirán la información, por un lado los contactos añadidos en el campo CC recibirán una copia del correo enviado, se trata del mismo correo sin cambio visible alguno con la salvedad de que estas personas podrán ver quien más recibo una copia no oculta del correo en cuestión mientras que por otro lado aquellos añadidos al campo CCO no podrán saber quién más fue añadido en este campo pero si quienes recibieron una copia no oculta del correo electrónico.
¿Cómo saber en que ocasión utilizar CC o CCO en mis correos?
La ocasión lo determina lo que en realidad queremos hacer con el correo electrónico a enviar, por ejemplo, la coordinación de una institución desea enviar un comunicado a su personal y desea que el personal envíe una respuesta como recibido, la coordinadora redacta el correo, coloca los destinatarios ‘Los Empleados’ y en el campo CC coloca por ejemplo a la subdirectora y al director, por estar en el campo CC tanto la subdirectora como el director saben que no deben responder, la información no es para ellos pero si deben estar informados de que es lo que la coordinación le dijo a los empleados. En ocasiones como esta se utiliza el campo CC.
Por otro lado, la misma institución desea informar a los clientes que hace uso de sus servicios, estos clientes no se conocen por lo que la coordinación en este caso redacta el correo nuevamente con copia a sus superiores, pero ahora incluye a los clientes en el campo CCO para que cada uno reciba la información sin saber quién mas hace uso de estos servicios.
¿Cómo mostrar u ocultar el campo CC y CCO en la ventana de envío de email?
Al ingresar a nuestro correo electrónico, si queremos enviar un mensaje, debemos hacer clic en ‘Redactar’ en ese instante podremos observar el recuadro donde debemos escribir el mensaje, en la parte superior del cuadro de diálogos ‘Nuevo Mensaje’ veremos varios campos que debemos llenar, el primero ‘De’ se llenará de manera automática, ya que son los datos correspondientes a nuestra dirección de correo electrónico, pues es de allí que saldrá el mensaje, el segundo campo es ‘Para’ donde colocaremos los destinatarios principales.
Finalmente encontramos ‘Asuntos’ donde podemos indicar de que va el mensaje, A la derecha del campo ‘De’ observamos dos botones uno con las siglas ‘CC’ y el otro ‘CCO’ si hacemos clic en ellos activaremos estos campos lo cuales se colocarán justo debajo del campo ‘Para’, una vez activos no es posible desactivarlos salvo cerrando el cuadro de diálogo ‘Nuevo Mensaje y abriendo uno nuevo.