Access: Personalizar la vista de diseño de formulario - Fácilmente

En la actualidad Microsoft Access se ha convertido en un excelente líder en materia de gestión de datos, con la facilidad de uso, la opción de crear formularios e informes, así como su capacidad para almacenar información, se ha establecido como el favorito de todos cuando lo que buscamos es facilitar los procesos engorrosos y repetitivos del día a día en nuestros negocios.

Access: Personalizar la Vista de Diseño de Formulario - Fácilmente

Fortalecer la información y acelerar los procesos mediante consultas es también una de sus características que va de la mano con la variabilidad que posee para personalizar y adaptar a nuestras necesidades. Tal es el caso de la opción ‘Vista de Diseño’ de formularios que tratándose de un aspecto fundamental dentro de las ventajas que ofrece Access, nos permite personalizarlo para que podamos trabajarlo cómodamente.  Eso es precisamente lo que aprenderemos en este artículo, comencemos.

access microsoft

Índice()
  1. ¿A qué se refiere la vista de diseño de formularios en Access?
  2. ¿Para qué sirve la vista de diseño en las bases de datos de Access?
  3. ¿Cuáles son los pasos para personalizar la vista de diseño de los formularios?
    1. Agregar campos de la tabla
    2. Personalizar encabezados
    3. Insertar etiquetas manualmente
    4. Añadir cuadros de texto
  4. ¿Cuáles son los pasos para dar vista de diseño de una consulta?

¿A qué se refiere la vista de diseño de formularios en Access?

La vista de diseños se refiere a un modo de visibilidad desde la que se puede observar de una manera más enfocada, el formulario creado permitiéndonos diseñar y configurar nuestra base de datos, se trata de una vista entre bastidores por así decirlo donde podemos configurar y personalizar nuestro formularios, informes y tablas. Podemos añadir que se trata de una ventana que facilita en gran manera tareas.

A medida que continuemos trabajando con MS Access, nos encontraremos cambiando entre la vista de diseño y la hoja de datos, pero para efectos de este artículo, cambiaremos entre la vista diseño con frecuencia pues así observaremos los cambios y haremos un seguimiento a las configuraciones que estamos haciendo.

¿Para qué sirve la vista de diseño en las bases de datos de Access?

La vista de diseño nos permite realizar de manera sencilla, tareas que por lo general cuestan valioso tiempo que podemos invertir en otros asuntos de importancia, ya que contamos con la herramienta, deberíamos aprovecharla, dichas tareas pueden ser la adición de distintos controles al formulario, como lo pueden ser rectángulos, imágenes, líneas, etiquetas entre algunos de ellos, otras tareas que nos facilita la vista de diseño es la edición de orígenes de control de texto.

presentacion de access

Este último sin hacer uso de la hoja de propiedades, es decir en el mismo cuadro de texto, cambiar algunas propiedades del formulario que estamos trabajando, labor que es imposible llevar a cabo desde la vista de presentación de cualquiera de sus opciones las cuales son ‘Vista Predeterminada’ o ‘Vista formulario’ y para continuar mejorando las ventajas de este modo Vista de Diseño, podemos modificar también la capacidad de las secciones del formulario controlando su tamaño.

¿Cuáles son los pasos para personalizar la vista de diseño de los formularios?

Con la única finalidad de dar un toque personal a nuestro formulario, toque que por supuesto debe adaptarse a nuestras necesidades de tal manera que podamos mejorar nuestra experiencia al momento de hacer una consulta en nuestra base de datos, es necesario y hasta obligatorio cambiar a la vista de diseño. Existen muchas formas de acceder a esta vista, si contamos con el menú clásico para Office, simplemente debemos hacer clic en el botón ‘Vista de Diseño’ en la barra de herramientas de estilo clásico y luego podremos observar la interfaz de Access en ese modo.

vista diseño access

También lo podemos hacer desde los menús haciendo clic en el elemento ‘Vista de Diseño’ en el menú desplegable y listo, lo podremos ver, una tercera opción disponible si no tenemos el menú clásico para Office, es hacer clic en el botón ‘Vista de Diseño’ en la barra de estado, además podemos presionar en la pestaña de ‘Inicio’ y hacer clic en el botón ‘Vista de Diseño’ en el grupo vista. Por último, podemos ingresar a la vista de diseño haciendo clic derecho en el nombre del formulario en la ventana izquierda y seleccionando del menú emergente la opción ‘Vista de Diseño’. Si ya estamos en nuestro formulario en ‘Vista de Diseño’, comencemos a personalizar.

Agregar campos de la tabla

Los campos son los que narran las rasgos distintivos de la información agregada a dicho campo, para añadir campos a una tabla, lo primero que debemos hacer es abrir ‘MS Access’ y hacer clic en el documento que deseamos modificar, luego ubicar la pestaña ‘Diseño’  bajo la sección ‘Herramientas de Tabla’ y selecciona la opción ‘Agregar Campos Existentes’ para luego presionar ‘Alt + F8 que nos permitirá acceder a una nueva pantalla.

En esta, podremos ir añadiendo los campos desde la lista de campos hasta el formulario. Si el caso es que solo deseamos añadir un campo, simplemente hacemos doble clic en él y lo movemos hasta el lugar donde queremos que se muestre. Si por el contrario queremos añadir varios al mismo tiempo, debemos hacer clic en cada uno de los campos que queremos añadir al tiempo que presionamos y mantenemos presionado la tecla ‘Ctrl’.

Personalizar encabezados

Sin duda alguna que uno de los puntos fuertes de los formularios que diseñamos en Access es que podemos cambiar su aspecto para que se vean como queremos, personalizar el encabezado es una de esas fortalezas y recordando, este es el que muestra el nombre de la tabla; es conveniente lograr que se vea de lo mejor. Para ello debemos presionar y mantener presionado en el borde inferior para modificar el tamaño del encabezado sea para hacer más grande o más chico, si repetimos este procedimiento pero esta vez haciendo el clic en el borde derecho, modificaremos el ancho del encabezado.

La acción anterior modificará también de manera automática los demás elementos por cuestiones de equilibrio en el tamaño o proporción. Adicionalmente, podemos incluir algún control dentro del encabezado como cuadro de textos, verificación entre otros y personalizar sus propiedades para lo cual será necesario ingresar a la hoja de propiedades bajo la pestaña ‘Diseño’ y dentro de esta modificar por ejemplo el ‘Efecto Especial’  para agregar un efecto al fondo del encabezado, dichos fondos están disponibles y cuentan con varias opciones que cambian la forma en que se ven.

access logo

Lo mismo se puede hacer con el color de fondo presionando los tres puntos y seleccionando el color de nuestra preferencia y finalmente podemos escoger el momento exacto en el que nos gustaría que se mostrara el encabezado y nos permite elegir si queremos que se vea solo al imprimir o que se vea solo en la pantalla.

Insertar etiquetas manualmente

Las etiquetas son el medio de identificación que utiliza Access para identificar los campos, en este sentido a fin de mantener un orden en nuestro formulario se hace necesario la adición de etiquetas, para poder hacerlo debemos ubicar la pestaña ‘Diseño’ y en la sección de controles hacer clic en ‘Etiqueta’, presionamos y mantenemos presionado sobre cualquier parte del formulario, introducimos el nombre o título de la etiqueta y ya está, en esta parte también es posible modificar el tipo de letra, color y tamaño buscando entre las opciones dentro de la sección ‘Fuente’. ¡Listo! ya podremos ver nuestra etiqueta personalizada y creativa.

Añadir cuadros de texto

Access nos permite insertar cuadros de texto completamente independientes, esto quiere decir que no están vinculados a la información almacenada en los campos pero si con la capacidad de mostrar resultados de cálculo. Para añadir uno, nos vamos a la pestaña de ‘Diseño’ y hacemos clic para luego buscar la sección ‘Controles’ y seleccionar ‘Cuadro de Texto, luego hacemos clic y lo mantenemos por unos segundos en una sección del formulario, para que aparezca una etiqueta a la que debemos dar un nombre y adaptar su tamaño de acuerdo a su contenido. La propiedad ‘Origen de Control’ es muy útil cuando queremos que el cuadro de texto sea dependiente.

texto en access

¿Cuáles son los pasos para dar vista de diseño de una consulta?

Para poder ver una consulta en vista de diseño lo primero que debemos tener es una consulta ya creada, para ello, teniendo ya abierta la aplicación de Microsoft Access y haciendo clic en el formulario que estamos trabajando, nos dirigimos hacia la pestaña ‘Crear’, en la sección para consultas veremos dos botones, hacemos clic en ‘Asistente para Consulta’ y nos aparecerá una ventana donde el asistente nos pide que indiquemos el tipo de consulta y nos de opciones como consulta de tablas cruzadas, duplicados o no coincidentes, nosotros seleccionaremos la opción de ‘Consulta Sencilla’ y presionamos  ‘Aceptar’

consultar vista diseño

Seleccionado nuestro tipo de consulta continuamos con el asistente que ahora nos solicitará el tipo de campos que deseamos incluir en la consulta, también nos mostrarán lo campos disponibles de acuerdo con los datos predeterminados o de las tablas creadas, una vez definidos los tipos de campo a incluir, le damos clic a ‘Siguiente’ y luego nos preguntara si deseamos abrir la consulta para ver la información al cual le hacemos clic y ‘Finalizar’. Hasta este momento hemos creado la consulta, veremos que en el panel de la izquierda aparecerá la tabla de consultas, simplemente hacemos clic derecho allí y en el menú seleccionamos ‘Vista de Diseño’ y listo.

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