Cómo hacer un grupo de opciones en Access - Tutorial completo paso a paso

Microsoft Access es una aplicación ofimática que aunque está disponible desde hace ya algún tiempo para los usuarios, aun hoy muchas personas se preguntan qué es y que hace. Access es una base de datos, siendo más específico, es una base de datos relacional compuesta principalmente de siete componentes como relaciones, macros, mesas, consultas, formularios, módulos e informes.

Dado que se trata de una base de datos en la que el usuario puede gestionar la información almacenada eliminando y añadiendo datos, se hace necesario la ayuda de controles de opción que permitan una visualización rápida y clara de los datos. Tales controles se conocen también como grupos de opciones, este paso a paso lo hemos preparado especialmente para informarte sobre que son los grupos de opciones, para que se utilizan y como crearlos. ¡Comencemos!

¿En qué consisten los grupos de opciones en Access?

Tratándose de una de las formas más eficaces de presentar datos en un formulario o informe elaborados en Access, consisten en un grupo limitado de alternativas que se pueden insertar en estos y que facilita la selección de un valor, ya que se puede hacer simplemente con un clic en el valor deseado. Es recomendable utilizarlos para campos entre dos y cinco valores posibles debido a que su gran ventaja radica en el hecho de que permite observar todos los valores posibles del campo.

Aunque estructuralmente hablando un grupo de opciones es muy complejo, conociendo mejor sus elementos es posible editarlo y cambiar su estilo y se componen generalmente por botones de casillas de verificación, arco de grupo, botones de opción y de alternancia. Es importante mencionar que cuando un grupo de opciones depende de un campo, solo el grupo depende de dicho campo, los demás elementos serán completamente independientes.

¿Cuál es la función principal que se le da a estos grupos de opciones?

Es muy utilizado principalmente para brindar a los usuarios la elección entre dos o incluso más secciones de un formulario y también con la función de diseñar plantillas de formulario estructuradas en un boceto XML previamente elaborado en cuyo caso los grupos de opciones permite la inclusión de ese boceto en la plantilla del formulario y de esta forma puedan los usuarios hacer uso de él.

De manera que la función principal de estos grupos es crear una dinámica interactiva entre la aplicación y el usuario de tal forma que  los usuarios realicen el trabajado de manera más rápida, fácil y sobre todo enfocados en el trabajo, ya que cuando se trabaja con enormes datos de información, actualizar alguno puede resultar bastante molesto por lo que sugerimos aprovechar estas ventajas que nos ofrecen los grupos de opciones.

¿Qué beneficios tiene utilizar Microsoft Access para crear grupos de opciones?

Además de facilitar la selección de valores a los usuarios, la creación de un grupo de opciones tiene otras ventajas o beneficios sobresalientes como la facilidad al momento de ingresar datos ya que no será necesario que el usuario recuerde cada detalle, con tan solo elegir un valor en el grupo de opciones ocasiona un nuevo ingreso de manera inmediata. Otro beneficio destacable es que disminuye significativamente el margen de error  ya que como el usuario no debe hacer ingresos manuales y por último pero no de menor importancia como el trabajo se reduce a la selección de un valor, facilita la selección.

Procedimiento para crear un grupo de acciones dentro de Microsoft Access

La verdad es muy sencillo, para crear un grupo de opciones en Microsoft Access solo debes seguir estos sencillos pasos: Lo primero es hacer clic en el botón de ‘Inicio’ e ingresar a la aplicación de Access, asegúrate de que el botón de ‘Asistente de Control’ en la caja de herramientas esté activado, luego lo que debemos hacer es dar un clic en el botón ‘Grupo de Opciones’ en la caja de herramientas momento en el que el puntero cambiara para mostrarnos un grupo de opciones.

Luego debemos arrastrar el puntero del mouse en nuestro formulario para dibujar un cuadro donde queremos que se posicione el grupo de opciones soltamos el botón del mouse e iniciamos el asistente. Inmediatamente el asistente nos solicitará las etiquetas que deseamos para cada botón (casilla de verificación o botón de alternancia), necesitaremos una etiqueta para cada botón que formará parte del grupo de opciones, dichas etiquetas deben ser las mismas que el tipo de datos que normalmente ingresaríamos en el campo para el que se está creando el grupo de opciones. Ingresamos todas las que sean necesarias presionando ‘Tab’ después de cada una y hacemos clic en ‘Siguiente’.

En la siguiente pantalla podemos seleccionar una de las etiquetas que añadimos como la opción predeterminada para el grupo, solo tenemos que especificar etiqueta y eligiendo si la deseamos como opción predeterminada o si simplemente no queremos un valor predeterminado y presionamos ‘Siguiente’. En la siguiente pantalla el asistente nos preguntará que valor deseamos asignar a cada opción (recordemos que solo permite valores numéricos) estos valores representan un equivalente para cada carpeta enumerada y Access los usa para almacenar la respuesta proporcionada por un botón de opción o casilla de verificación en particular.

Por lo antes mencionado, debemos seleccionar los valores predeterminados de Access y luego ‘Siguiente’, en la pantalla sucesiva que observaremos, debemos decidir si el valor que asignamos a cada etiqueta de nuestras opciones se almacenará en un campo en particular o si por el contrario Access lo guardara para su posterior uso. Cabe destacar la importancia de verificar si el botón opción ‘Almacenar el valor en este campo’ está seleccionado puesto que estamos utilizando el grupo de opciones para ingresar datos en un campo en particular. Seguidamente seleccionamos el campo de la lista desplegable  proporcionada y nuevamente clic en Siguiente’

En la pantalla que se nos muestra a continuación, seleccionamos el tipo de control que deseamos utilizar y el estilo para luego hacer clip en ‘Siguiente’, ya en la última pantalla, solo debemos escribir una etiqueta para el nuevo control y hacer clic en ‘Finalizar’. Listo, podremos ver el nuevo control en el área de la cuadricula del formulario, Todos los valores de opciones diferentes que ingresamos se verán en el control y cuando cambiemos a la vista formulario para ingresar datos, podremos ver los diferentes botones de opción o casillas de verificación para seleccionar un valor real para ese campo en particular.

¿Qué otras herramientas podemos usar para crear grupos de opciones?

Normalmente cuando utilizamos herramientas y aplicaciones para gestionar información, datos, necesitamos estar organizados y evitar por todos los medios trabajos repetitivos que nos puedan quitar valioso tiempo que podemos dedicar a cosas de verdadera importancia en nuestro día a día, es por eso que las aplicaciones que manejan bases de datos, con la opción de crear grupos de opciones están pensados para facilitar el ingreso, actualización y manipulación de datos almacenados en una base de datos, a continuación te describimos algunas de las más comunes.

Forms on fire

Es una útil herramientas para digitalización de formularios y flujos de trabajo, con software en la nube sin código que además recompensa a sus empleados con el sistema de flujo de trabajo y recolección de datos móviles, unos de los más avanzados y enriquecidos de globo. Funciona sin conexión y brinda las últimas versiones de sus elementos más importantes como formularios, fuente de datos, tareas, en cualquier dispositivo que esté utilizando, con esta aplicación podemos crear hermosos informes utilizando sus aplicaciones de productividad favoritas, diseño rápido y vinculación de grupos de opciones para una mejor presentación de la información.

PerfectForms

No importa si tenemos simple formulario en línea o 1000 procesos de flujo de trabajo complejos, esta poderosa herramienta pueden muy bien escalar para satisfacer nuestras necesidades únicas, desde formularios de comentarios, hasta aplicaciones completas de gestión de relaciones con los clientes, una verdadera maravilla del mundo digital. Ofrece un entorno flexible y potente para la creación de formularios HTML, automatización de flujos de trabajo, integración con otros sistemas, creación de informes, ideal para reemplazar una aplicación manual y cuenta con la opción de crear agrupaciones de opciones que muy bien facilitan las actividades.

Pronto Forms

Líder mundial de plataformas de aplicaciones de código bajo concentrado en el campo empresarial, la solución para aquellos negocios que desean evolucionar hacia los procesos digitalizados, recopila y analiza la información utilizando dispositivos electrónicos bien sea con una plataforma inteligente o una interfaz móvil para los sistemas de registro empresariales. Al igual que las anteriores, permite organizar la información recopilada y crear formularios e informes que a su vez pueden contar con una cinta de opciones o grupos de opciones para una excelente exhibición de la información, facilitando por completo el proceso de actualización.

Repsly

Pensada para la industria CPG/FMCG, la verdadera solución de ejecución minorista de Repsly ayuda a los equipos en el campo a alcanzar el máximo rendimiento y potenciar su impacto en las ventas. Cuenta con un tablero de gerente que equipa a cada gerente de territorio con lo necesario para la identificación de oportunidades en el mercado minorista. Permite llevar de manera organizada los registros y flujos de trabajo ordenándolos por ejemplo en formularios a los que luego se les pueden crear agrupaciones conjuntos de opciones que faciliten el manejo de la información.

Integrify

No es más que una plataforma de automatización de flujo de trabajo, que ayuda a las empresas con el diseño de formularios dinámicos, permite también la creación de portales de autoservicios y realizar seguimiento del rendimiento mediante el uso de informes o paneles así como la revisión de pistas de auditoria de las actividades. Está pensado para negocios que necesitan emplear procesos automatizados para luego escalar y reemplazar procesos de trabajo manual aumentando su visibilidad en procesos como TI, ventas y finanzas. Es también una herramienta de organización y recolección de información que ayuda a las empresas a mantener al día sus registros haciendo uso de hermosos formularios e informes, garantizando el aumento de la capacidad de producción.